1. Objet

Les présentes conditions générales régissent :

• La coordination événementielle

• La direction artistique

• La création et/ou location de décors et compositions florales​

​

La signature du devis vaut acceptation pleine et entière des présentes conditions.

​

2. Devis & périmètre de mission

Le devis est établi sur la base des informations communiquées par le Client à la date de son émission.

Il est accompagné d’un fichier Excel détaillant les prestations, quantités et montants correspondants, lequel fait partie intégrante du devis et en précise la composition.

Toute modification ultérieure (nombre d’invités, horaires, lieu, configuration, quantités, demandes supplémentaires, contraintes techniques, etc.) pourra entraîner une révision du devis initial, tant au niveau du prix que des délais, après validation écrite.

Aucune prestation non reprise dans le devis signé ne sera exécutée sans accord écrit préalable.

 

3. Coordination – modalités financières

La prestation de coordination est fixée à un forfait  de 900€ HTVA pour 12 heures de présence le jour de l’événement. Il comprend aussi 2 rendez-vous préparatoires, chacun de une heure, à 2 mois et à 1 semaine avant.

Ce montant s’entend hors frais de déplacement et hors prestations complémentaires.

Toute heure supplémentaire sur place est facturée 75€ HTVA / heure.

Les frais kilométriques sont fixés à 0,97€/km, point de départ : Woluwe-Saint-Pierre (Bruxelles).

Tout déplacement ou intervention supplémentaire rendu nécessaire par une modification du planning ou du lieu sera facturé en supplément.

 

4. Direction artistique & création

La direction artistique inclut la conception visuelle globale, la cohérence scénographique et les choix esthétiques.

Les créations et décors restent la propriété de Pampelune, sauf mention contraire dans le devis.

Toute reproduction, modification ou utilisation des créations sans accord écrit est interdite.

​

5. Réservation & paiement

La date est réservée uniquement à réception d’un acompte correspondant à 30% du montant total HTVA du devis. L’acompte est non remboursable.

​

Le solde est payable au plus tard 7 jours calendaires avant l’événement.

En cas de retard de paiement, un intérêt de 12% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 15% (minimum 100€) seront dus de plein droit.

​

6. Annulation

En cas d’annulation par le Client :

• Plus de 2 mois avant l’événement : l’acompte reste acquis, pas de frais supplémentaires.

• Entre 60 et 30 jours : 50% du montant total est dû

• Entre 30 et 15 jours : 75% du montant total est dû

• Moins de 15 jours : 100% du montant total est dû

Ces montants compensent le blocage de date, le travail préparatoire et les engagements fournisseurs.

​

7. Force majeure

En cas de force majeure (maladie grave, accident, catastrophe naturelle, interdiction administrative, événement imprévisible et indépendant de la volonté des parties), les obligations sont suspendues.

Un report sera privilégié lorsque cela est possible.

Les prestations déjà exécutées ou engagées resteront dues.

​

8. Responsabilité

Pampelune est tenue à une obligation de moyens.

Elle ne pourra être tenue responsable des défaillances, retards ou manquements des prestataires tiers (traiteur, DJ, salle, loueur, etc.). Sa responsabilité, en cas de faute prouvée, est strictement limitée au montant total HTVA du devis signé.

​

9. Dégradations & matériel

Le Client est responsable de toute perte, vol ou détérioration du matériel loué. Une caution peut-être demandée.

Les réparations ou remplacements seront facturés sur base réelle, avec un minimum forfaitaire de 200€.

​

10. Droit à l’image

Sauf opposition écrite préalable du Client, Pampelune se réserve le droit d’utiliser les photos et vidéos de l’événement à des fins de communication (site, réseaux sociaux, portfolio).

​

11. Litiges

Le droit belge est applicable.

En cas de litige, une solution amiable sera recherchée prioritairement.

À défaut, les tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles seront seuls compétents.